Załącznik Nr 1 do Zarządzenia
Nr 0131/16/04 z dnia 22.07.2004 r.

1. Regulamin organizacyjny opracowano na podstawie paragrafu 13 ust. 2 Statutu Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej w Olsztynie stanowiącego załącznik Uchwały Nr XIV/214/00 Sejmiku Województwa Warmińsko-Mazurskiego z dnia 14 marca 2000 r. zmienioną Uchwałą Nr IV/57/03 Sejmiku Województwa Warmińsko-Mazurskiego z dnia 11 lutego 2003 r. i Uchwałą Nr XII/153/03 Sejmiku Województwa Warmińsko-Mazurskiego z dnia 5 września 2003 r.
2. Wojewódzka Biblioteka Publiczna realizuje na terenie województwa warmińsko-mazurskiego zadania statutowe wynikające z ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. Nr 85, poz. 539 ze zm.), ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.), przepisów wykonawczych wydanych na ich podstawie oraz uchwał Sejmiku Województwa Warmińsko-Mazurskiego, uchwał Zarządu Województwa oraz zawartych porozumień.
3. Wojewódzka Biblioteka Publiczna jest samorządową instytucją kultury o charakterze regionalnym. Organem sprawującym nadzór nad jej działalnością jest Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego.
4. Regulamin organizacyjny Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej zwany dalej "Regulaminem" określa:

   1)	zadania Biblioteki,
   2)	strukturę organizacyjną Biblioteki,
   3)	zasady kierowania Biblioteką,
   4)	podział zadań pomiędzy osoby zajmujące kierownicze i samodzielne stanowiska pracy oraz działy, oddziały, sekcje,
   5)	zasady obiegu dokumentów, rejestracji oraz podpisywania pism,
   6)	zasady przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków,
   7)	zasady kontroli wewnętrznej,
   8)	zasady stanowienia przepisów wewnętrznych dyrektora.

5. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
   

   1)	Bibliotece - oznacza to Wojewódzką Bibliotekę Publiczną w Olsztynie,
   2)	Sejmiku - oznacza to Sejmik Samorządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego,
   3)	Zarządzie Województwa - oznacza to Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego,
   4)	dyrektorze - oznacza to dyrektora Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej w Olsztynie,
   5)	zastępcy dyrektora - oznacza to zastępcę dyrektora Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej,
   6)	głównym księgowym - oznacza to głównego księgowego Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej w Olsztynie,
   7)	załatwianiu spraw - oznacza to każde działanie w ramach obowiązków służbowych, podejmowane na podstawie przepisów prawa w celu wykonania zadań,
   8)	zakresie czynności - oznacza to obowiązki i uprawnienia wyznaczone dla określonego stanowiska pracy i pracownika na tym stanowisku.

1. Strukturę organizacyjną Biblioteki tworzą komórki dwóch stopni.
2. Komórkami organizacyjnymi I stopnia są:
   

   1)	Dział Instrukcyjno-Metodyczny,
   2)	Dział Gromadzenia i Opracowania Zasobów,
   3)	Dział Informacyjno-Bibliograficzny,
   4)	Dział Zbiorów Specjalnych,
   5)	Dział Finansowo-Księgowy,
   6)	Dział Organizacyjno-Administracyjny.

3. Komórkami organizacyjnymi II stopnia są oddziały:
   

   1)	Wypożyczalnia Główna i Międzybiblioteczna,
   2)	Czytelnia Główna,
   3)	Oddział Literatury Dziecięcej i Młodzieżowej,
   4)	Sekcja Komputerowego Wspomagania Procesów Bibliotecznych.

4. Samodzielne stanowiska pracy ( radca prawny, stanowisko ds. kadr, płac i spraw socjalnych, opracowywania i wdrażania projektów, bhp i p.poż, obrony cywilnej).
5. Schemat organizacyjny Biblioteki zawiera załącznik Nr 1.

1. Komórki organizacyjne są tworzone, likwidowane lub łączone na podstawie zarządzenia dyrektora Biblioteki z inicjatywy własnej oraz na wniosek zgłoszony przez kierownika działu.
2. Podstawą do rozpatrzenia wniosku jest złożenie go na piśmie, w którym określony zostanie cel powołania proponowanej komórki, jej zakres działania, liczba etatów i podporządkowanie organizacyjne.
3. Funkcjonowanie komórek organizacyjnych wymienionych w § 2 opiera się na zasadach służbowego podporządkowania, podziału czynności, indywidualnej odpowiedzialności kierowników i osób zajmujących samodzielne stanowiska za wykonanie powierzonych zadań.
4. Na czas nieobecności kierownika komórki organizacyjnej obowiązany jest on, po uzgodnieniu z dyrektorem, powierzyć swoje zadania innemu pracownikowi. Na czas nieobecności pracownika zajmującego samodzielne stanowisko pracy, zastępstwo wyznacza dyrektor.
5. Szczegółowe uregulowania dotyczące udostępniania zbiorów określają regulaminy Biblioteki. Dotyczy to: Działu Zbiorów Specjalnych, Wypożyczalni Głównej, Czytelni Głównej, Oddziału Literatury Dziecięcej i Młodzieżowej.

1. W celu realizacji określonych prac lub wykonania konkretnych zadań dyrektor może powołać komisje, zespoły, grupy problemowe itp.
2. Powoływanie komisji odbywa się w trybie określonym w § 3, o ile nie mają zastosowania inne postanowienia dyrektora.
3. Stale działającymi komisjami Biblioteki są:
   

   1)	Komisja ds. Gromadzenia Zasobów (Komisja Zakupu),
   2)	Komisja ds. Selekcji i Ubytków Materiałów Bibliotecznych,
   3)	Komisja ds. Kontroli Zasobów (Skontrum),
   4)	Komisja Inwentaryzacyjna.

1. Pracą Biblioteki kieruje dyrektor na zasadzie indywidualnej odpowiedzialności za realizację powierzonych zadań.
2. Dyrektor zarządza Biblioteką i reprezentuje ją na zewnątrz.
3. Kompetencje dyrektora określa statut Biblioteki.
4. Dyrektor wykonuje swoje funkcje przy pomocy zastępcy i głównego księgowego.
5. Zwierzchnikiem służbowym dyrektora Biblioteki jest Marszałek Województwa Warmińsko-Mazurskiego.
6. Organem doradczym i opiniodawczym powoływanym na mocy statutu jest Kolegium Doradcze Dyrektora. Zasady działania Kolegium ustala załącznik Nr 2 do nin. Regulaminu.

1. Zastępca dyrektora i główny księgowy działają w zakresie spraw powierzonych im przez dyrektora i ponoszą przed nim odpowiedzialność za ich realizację.
2. Wykonując powierzone obowiązki, zastępca dyrektora i główny księgowy zapewniają prawidłową i terminową realizację zadań wynikających z zakresu działania Bib
lioteki nadzorują i koordynują działalność podporządkowanych komórek organizacyjnych.
3. Podczas nieobecności dyrektora, Biblioteką kieruje w pełnym zakresie zadań, ponosząc odpowiedzialność za ich realizację, zastępca dyrektora, a w przypadku jego nieobecności - kierownik Działu Instrukcyjno-Metodycznego.

1. Zastępca Dyrektora podlega Dyrektorowi Biblioteki i kieruje Biblioteką podczas jego nieobecności.
2. Wykonując powierzone przez dyrektora zadania, zastępca dyrektora zapewnia kompleksowe rozwiązywanie problemów wynikających z zadań Biblioteki.
3. Zastępca dyrektora sprawuje osobisty nadzór nad:

   1)	Działem Instrukcyjno-Metodycznym,
   2)	Działem Gromadzenia i Opracowania Zasobów,
   3)	Działem Informacyjno-Bibliograficznym,
   4)	Działem Zbiorów Specjalnych,
   5)	Oddziałami: Wypożyczalnia Główna i Międzybiblioteczna, Czytelnia Główna, Literatury Dziecięcej i Młodzieżowej.

4. Do zadań zastępcy dyrektora należy w szczególności:

   1)	nadzór nad całościowym i terminowym prowadzeniem sprawozdawczości z zakresu nadzorowanych działów i oddziałów,
   2)	kontrolowanie terminowości i zasadności merytorycznej załatwianych skarg i wniosków,
   3)	organizowanie szkoleń zawodowych pracowników Biblioteki oraz doradztwa merytorycznego dla bibliotekarzy,
   4)	sprawowanie kontroli wewnętrznej Biblioteki w zakresie pracy nadzorowanych komórek i stanowisk pracy,
   5)	sprawowanie nadzoru nad realizacją zamówień publicznych zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 19 poz. 117).

1. Główny księgowy podlega bezpośrednio dyrektorowi Biblioteki.
2. Główny księgowy jest odpowiedzialny za prawidłowe sporządzanie dokumentów finansowych i ich obieg.
3. Kieruje Działem Finansowo-Księgowym i zapewnia prawidłową działalność finansową Biblioteki.
4. Prowadzi rachunkowość Biblioteki zgodnie z obowiązującymi przepisami.
5. Sprawuje kontrolę pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym dowodów finansowych, dekretacji i ich księgowania.
6. Opracowuje i realizuje plany finansowe Biblioteki.
7. Dokonuje analiz zgodności zapisów obrotów i sald na nośnikach komputerowych. Sporządza roczne sprawozdania z działalności w terminie do 31 marca następnego roku: bilans, rachunek zysków i start i informacje dodatkowe.
8. Analizuje całokształt gospodarki finansowej Biblioteki oraz zabezpiecza środki finansowe niezbędne do jej funkcjonowania.
9. Kontrasygnuje umowy mogące spowodować powstanie zobowiązań finansowych.
10. Współdziała z Departamentem Kultury i Edukacji Urzędu Marszałkowskiego oraz skarbnikiem województwa w sprawach związanych z gospodarką finansową Biblioteki.
11. W celu realizacji powierzonych zadań główny księgowy ma prawo:

    1)	żądać od kierowników komórek organizacyjnych udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępniania dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji,
    2)	występować do dyrektora Biblioteki z wnioskami o przeprowadzenie kontroli określonych spraw, które leżą w zakresie działania głównego księgowego,
    3)	wnioskować o zmiany w budżecie Biblioteki w celu racjonalnego dysponowania środkami.

Zadania i zakres obowiązków kierowników działów.

1. Kierownik działu organizuje działalność swojej komórki organizacyjnej i jest za nią odpowiedzialny. Obowiązki i uprawnienia realizuje zgodnie z zasadami i przepisami obowiązującego prawa.
2. W zakresie kierowania realizacją zadań należy do niego w szczególności:

   1)	planowanie i organizowanie pracy wynikającej z zakresów działania podległych komórek oraz zadań określonych w planach pracy lub zleconych mu przez przełożonego,
   2)	sprawowanie ogólnego nadzoru nad przebiegiem realizacji zadań nałożonych na podległe mu komórki,
   3)	sporządzanie wymaganych sprawozdań z wykonywanej pracy,
   4)	udzielanie wskazówek, wytycznych, poleceń odnośnie form i sposobu załatwiania spraw,
   5)	przygotowywanie wyczerpujących danych w sprawach kierowanych do konsultacji lub podpisu przełożonego,
   6)	przedstawianie przełożonemu informacji o problemach i potrzebach związanych z realizacją zadań i funkcjonowaniem podległej komórki,
   7)	bezpośrednie wykonywanie zadań wynikających z własnego zakresu czynności lub zleconych przez przełożonego,
   8)	opiniowanie merytoryczne dokumentów finansowych kierowanych do księgowości dotyczących zadań określonego działu.

3. W zakresie spraw organizacji i rozwoju działu należy do niego w szczególności:

   1)	opracowywanie programów dotyczących kierunków pracy działu,
   2)	składanie propozycji rozwiązywania problemów lub wprowadzania zmian w organizacji działu,
   3)	wnioskowanie o dokonanie uzasadnionych zmian w regulaminach obowiązujących w Bibliotece,
   4)	planowanie i przeprowadzanie kontroli wewnętrznej.

4. W zakresie spraw kadrowych należy do niego w szczególności:

   1)	sprawowanie nadzoru nad dyscypliną pracy i przestrzeganiem przez podległych pracowników obowiązujących przepisów,
   2)	wyznaczanie i zatwierdzanie zakresów czynności podległych pracowników,
   3)	zatwierdzanie planów urlopów wszystkich pracowników działu,
   4)	występowanie z inicjatywą wpływającą na warunki pracy a zwłaszcza: a) awansowania, premiowania, przyznawania nagród, b) karania pracownika zgodnie z prawem pracy, c) zwalniania pracownika lub zmiany jego warunków pracy i płacy,
   5)	przysposabianie nowych pracowników do objęcia określonych stanowisk pracy.

5. Kierownicy działów ponoszą odpowiedzialność zarówno za skutki podjętych decyzji, jak również decyzji nie podjętych, gdy sytuacja wymagała ich podjęcia.

Zadania i zakres obowiązków kierowników oddziałów, sekcji

1. Kierownik oddziału, sekcji kieruje całokształtem działalności podległej komórki i jest za nią odpowiedzialny.
2. Szczegółowe zadania kierownika to:

   1)	planowanie i organizowanie realizacji zadań,
   2)	przydzielanie zadań pracownikom,
   3)	kierowanie realizacją zadań i rozstrzyganie o sposobie załatwiania spraw,
   4)	opracowywanie planów i sprawozdań,
   5)	sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań,
   6)	przekazywanie wyczerpujących informacji przełożonemu o problemach wynikających w pracy oraz sprawach wymagających konsultacji, aprobaty, przedkładanych do podpisu, zlecanych przez przełożonego,
   7)	sprawowanie nadzoru nad dyscypliną pracy i przestrzeganiem przez podległych pracowników obowiązujących przepisów,
   8)	ustalanie i sporządzanie zakresów czynności podległych pracowników,
   9)	opiniowanie planów urlopowych pracowników,
   10)	bezpośrednie wykonywanie zadań wynikających z zakresu czynności lub zadań zleconych przez przełożonego,
   11)	występowanie z wnioskami dotyczącymi pracowników m.in. w takich sprawach jak: awansowanie, karanie, zwolnienie lub zmiana warunków pracy i płacy,
   12)	za pośrednictwem przełożonego występowanie z wnioskiem o wydanie zarządzeń w celu wprowadzenia zmian organizacyjnych w pracy oraz zmian w regulaminach obowiązujących w Bibliotece.

3. Kierownicy oddziałów, sekcji ponoszą odpowiedzialność zarówno za skutki podjętych decyzji, jak również decyzji nie podjętych, gdy sytuacja wymagała ich podjęcia.

Przekazanie i przejęcie funkcji kierowników działów i oddziałów

1. Przekazanie - przejęcie funkcji kierowniczych odbywa się protokolarnie, z udziałem komisji zdawczo - odbiorczej, powołanej decyzją dyrektora Biblioteki.
2. Protokół zdawczo - odbiorczy powinien zawierać wykaz spraw w załatwianiu i nie załatwionych oraz akt spraw załatwionych, a także wykazy pieczęci i druków ścisłego zarachowania.
3. W przypadku przekazywania działów, oddziałów udostępniania obowiązuje wzór protokółu zdawczo - odbiorczego określonego w załączniku nr 3. Kopie protokołu przekazuje się do kadr, w celu włączenia do akt osobowych pracownika zdającego i przekazującego.

Dział Instrukcyjno-Metodyczny

Do zadań działu należy w szczególności:

1. Realizowanie nadzoru instrukcyjno-metodycznego wobec bibliotek publicznych województwa warmińsko-mazurskiego
2. Organizowanie i prowadzenie instruktażu pośredniego i bezpośredniego w zakresie:

   1)	gromadzenia i opracowania zbiorów,
   2)	udostępniania zbiorów,
   3)	działalności oświatowo-kulturalnej,
   4)	komputeryzacji bibliotek.

3. Opracowywanie analiz stanu i kierunków rozwoju bibliotek publicznych województwa.
4. Programowanie rozwoju sieci bibliotek publicznych, bazy lokalowej oraz ich wyposażenia.
5. Prowadzenie hospitacji pracy bibliotek publicznych w województwie.
6. Prowadzenie prac badawczych oraz publikowanie ich wyników.
7. Prowadzenie działalności dydaktycznej poprzez:

   1)	opracowywanie i realizowanie planu doskonalenia zawodowego różnych grup bibliotekarzy,
   2)	organizowanie praktyk dla nowo zatrudnionych pracowników.

8. Współpraca z organami władz terenowych w województwie w zakresie:

   1)	spraw kadrowych,
   2)	rozwoju czytelnictwa,
   3)	bazy lokalowej i sieci bibliotek.

9. Przygotowywanie materiałów do "Bibliotekarza Warmińsko-Mazurskiego".
10. Opracowanie danych statystycznych dotyczących Biblioteki oraz bibliotek publicznych.
11. Nadzór nad prawidłową organizacją udostępniania zbiorów w Bibliotece.
12. Nadzór nad rozwojem czytelnictwa.
13. Prowadzenie działalności informacyjnej o zbiorach Biblioteki.
14. Udział w realizacji zadań ogólnych Biblioteki wobec sieci bibliotek publicznych w województwie.
15. Współdziałanie w realizacji projektów pomocowych realizowanych w Bibliotece.
16. Nadzór nad pracą oddziałów: Wypożyczalni Głównej z Wypożyczalnią Międzybiblioteczną, Czytelni Głównej, Literatury Dziecięcej i Młodzieżowej.
17. Prowadzenie i doskonalenie Gabinetu Metodycznego jako warsztatu pracy instruktorów, w tym:

    1)	gromadzenie księgozbioru podręcznego,
    2)	opracowywanie materiałów metodycznych.

18. Doskonalenie zawodowe pracowników (udział w szkoleniach ogólnokrajowych, regionalnych, Biblioteki), poznawanie nowych technik informacyjnych oraz komputerowych programów obsługi biblioteki, opracowywanie materiałów badawczych i publicystycznych.

Dział Gromadzenia i Opracowania Zasobów

Do zakresu działania należy gromadzenie i opracowanie zasobów bibliotecznych: książek, czasopism, dokumentów elektronicznych, audiobook’ów, filmów, kartografii oraz ikonografii. Szczegółowe zadania to:

1. Zapewnienie systematycznego dopływu nowości przez:

   1)	planowanie jakościowe (struktura) i ilościowe zakupu,
   2)	orientację w bieżących materiałach informacyjnych o rynku księgarskim i wydawniczym,
   3)	nawiązywanie kontaktów z wydawcami,
   4)	przygotowywanie umów z wydawcami na dostawę zbiorów bibliotecznych,
   5)	realizowanie (w miarę możliwości) dezyderatów kierowników działów, oddziałów i sekcji,
   6)	organizację sprawnego systemu i warsztatu pomocniczego zakupu zbiorów,
   7)	wprowadzanie opisów bibliograficznych nowości do katalogu,
   8)	systematyczne przekazywanie nowości do zbiorów Biblioteki,
   9)	uzupełniające zakupy w antykwariatach,
   10)	prowadzenie dokumentacji kupna materiałów bibliotecznych.

2. Prowadzenie ewidencji wpływów zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. z dnia 20 listopada 2008 r.) tj.:

   1)	sumarycznej - dla poszczególnych rodzajów wpływów materiałów bibliotecznych (zakupu, darów, wymiany międzybibliotecznej, egzemplarza obowiązkowego oraz przyjętych za zagubione),
   2)	szczegółowej, ujmującej: a) prowadzenie inwentarzy książek, roczników czasopism, dokumentów elektronicznych, audiobook’ów, filmów, kartografii oraz ikonografii, b) prowadzenie zeszytów ruchu księgozbioru dla działów i oddziałów, c) uzgadnianie wpływów (cztery razy w roku) z działami i oddziałami.

3. Prowadzenie sumarycznej ewidencji ubytków wszystkich działów i oddziałów Biblioteki zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz. U. z dnia 20 listopada 2008 r.) poprzez:

   1)	przyjmowanie protokołów ubytków,
   2)	opiekę nad dokumentacją ubytków,
   3)	wykreślanie ubytków z katalogu.

4. Opieka nad regionalnym egzemplarzem obowiązkowym:

   1)	pozyskiwanie nowych tytułów tematycznie związanych z regionem Warmii i Mazur (przyjmowanie przesyłek z Książnicy Podlaskiej w Białymstoku),
   2)	opracowanie formalne i rzeczowe,
   3)	inwentaryzacja.

5. Udział w wymianie międzybibliotecznej, pozyskiwanie darów:

   1)	przyjmowanie darów,
   2)	wymiana materiałów bibliotecznych z innymi bibliotekami,
   3)	udostępnianie do wglądu przedstawicielom innych bibliotek zbiorów przeznaczonych do przekazania,
   4)	analiza otrzymywanych list dubletów i list wymiany,
   5)	przekazywanie na makulaturę druków zbędnych.

6. Udział w selekcji zbiorów w Bibliotece (w ramach prac w Komisji ds. Selekcji i Ubytków Materiałów Bibliotecznych).
7. Kontrola zbiorów (skontrum) w Bibliotece.
8. Udział w pracach Komisji ds. Gromadzenia Zasobów (Komisji Zakupu)
9. Przygotowywanie danych do sprawozdań GUS dotyczących księgozbioru Biblioteki (po uzgodnieniach z księgowością).
10. Opracowanie zbiorów (formalne i rzeczowe):

    1)	sporządzanie opisów bibliograficznych w formacie MARC 21,
    2)	przydzielanie symboli klasyfikacji dziesiętnej UKD,
    3)	tworzenie haseł przedmiotowych wg Słownika Języka Haseł Przedmiotowych Biblioteki Narodowej,
    4)	melioracja katalogu Biblioteki poprzez korektę w bazach tworzonych w dziale.

11. Doskonalenie zawodowe pracowników (udział w szkoleniach i warsztatach), poznawanie nowych technik informacyjnych oraz komputerowych programów obsługi Biblioteki, zapoznawanie się z literaturą fachową.
12. Udział w realizacji zadań ogólnych Biblioteki wobec sieci bibliotek publicznych w województwie warmińsko-mazurskim, w tym prowadzenie szkoleń w zakresie gromadzenia i opracowania zbiorów oraz korekta opisów bibliograficznych Wirtualnej Powiatowej Biblioteki Publicznej.

Dział Informacyjno-Bibliograficzy

Do zadań działu należy w szczególności:

1. Prowadzenie szeroko pojętej działalności informacyjnej o:

   1)	własnych zbiorach bibliotecznych,
   2)	krajowej produkcji wydawniczej,
   3)	regionie warmińsko-mazurskim,
   4)	źródłach i zasobach elektronicznych,
   5)	innych placówkach informacyjnych,
   6)	metodach i technikach wyszukiwania informacji.

2. Prowadzenie i doskonalenie warsztatu informacyjnego:

   1)	podręcznego księgozbioru informacyjnego,
   2)	baz danych własnych i nabytych,
   3)	internetowych serwisów informacyjnych.

3. Dokumentacja piśmiennictwa o regionie warmińsko-mazurskim w formie bazy komputerowej uwzględniającej wszystkie formy wydawniczo-formalne dokumentów.
4. Opracowanie i redakcja "Bibliografii Warmii i Mazur" w formie wydawniczej lub na nośniku elektronicznym.
5. Gromadzenie, opracowanie i upowszechnianie dokumentów życia społecznego.
6. Prowadzenie Punktu Informacji Europejskiej:

   1)	udostępnianie księgozbioru podręcznego oraz serwisów informacyjnych o tematyce unijnej,
   2)	umożliwianie kontaktów z instytucjami zajmującymi się tematyką unijną.

7. Opracowywanie informatorów, poradników i innych materiałów informacyjnych.
8. Prowadzenie działalności szkoleniowej i dydaktycznej w formie szkoleń bibliotekarzy oraz praktyk doskonalących.
9. Udział w Komisji ds. Gromadzenia Zasobów.
10. Współpraca z Biblioteką Narodową oraz innymi bibliotekami i ośrodkami informacji naukowej w kraju w celu doskonalenia form i metod działalności informacyjnej.
11. Udział w realizacji programu Biblioteki w zakresie wykorzystania nowoczesnych narzędzi i technik bibliotecznych.
12. Opracowywanie materiałów bibliograficznych i metodycznych dla bibliotek terenowych.
13. Opracowywanie materiałów do "Bibliotekarza Warmińsko-Mazurskiego".
14. Prowadzenie statystyki udzielonych informacji.
15. Prowadzenie zajęć z zakresu przysposobienia bibliotecznego, podstaw bibliografii i informacji naukowej dla szkół ponadpodstawowych i wyższych.
16. Doskonalenie zawodowe pracowników (udział w szkoleniach ogólnokrajowych, regionalnych oraz organizowanych przez Bibliotekę).
17. Udział w realizacji zadań ogólnych Biblioteki wobec sieci bibliotek publicznych w województwie, w tym prowadzenie szkoleń w zakresie działalności informacyjno-bibliograficznej.

Dział Zbiorów Specjalnych

Do zadań działu należy w szczególności:

1. Planowanie i prowadzenie polityki gromadzenia zbiorów specjalnych. Zapewnienie systematycznego dopływu nowości w zakresie gromadzonych zbiorów specjalnych, w tym:

   1)	planowanie jakościowe i ilościowe zakupów zbiorów specjalnych,
   2)	śledzenie bieżących materiałów informacyjnych o wydawnictwach specjalnych,
   3)	gromadzenie i realizowanie dezyderatów,
   4)	organizacja sprawnego warsztatu pomocniczego.

2. Gromadzenie zbiorów specjalnych na dostępnych nośnikach, tj.:

   1)	zbiorów muzycznych (płyt analogowych, kompaktowych, dvd, nut, książek i czasopism muzycznych),
   2)	dokumentów dźwiękowych (nagrań literatury na kasetach magnetofonowych),
   3)	zbiorów kartograficznych,
   4)	zbiorów graficznych, fotogramów,
   5)	filmów na kasetach video, płut dvd i innych.

3. Prowadzenie ewidencji sumarycznej i szczegółowej wpływów, w tym prowadzenie zeszytów ruchu księgozbioru poszczególnych zbiorów oraz inwentarzy dla poszczególnych rodzajów zbiorów.
4. Prowadzenie ewidencji ubytków wg rodzajów zbiorów.
5. Opracowanie bieżące i retrospektywne zbiorów specjalnych w formacie MARC 21.
   Tworzenie baz komputerowych.
6. Prowadzenie i melioracja katalogów zbiorów specjalnych.
7. Przechowywanie oraz zabezpieczanie i ochrona zbiorów specjalnych.
8. Selekcja i kontrola zbiorów specjalnych.
9. Udostępnianie zbiorów specjalnych użytkownikom w: wypożyczalni muzycznej, czytelni muzycznej, wypożyczalni książki mówionej, kaset video i płyt dvd.
10. Prowadzenie systematycznych wymian kompletów "książki mówionej " w punktach bibliotecznych.
11. Rozliczanie z Działem Finansowo-Księgowym wpłat za kaucje i karty czytelnika.
12. Prowadzenie działalności informacyjnej, dydaktycznej i popularyzacyjnej o zbiorach specjalnych.
13. Prowadzenie statystyki i sprawozdawczości.
14. Udział w realizacji zadań ogólnych Biblioteki wobec sieci bibliotek publicznych w województwie, w tym prowadzenie szkoleń w zakresie gromadzenia i opracowywania zbiorów specjalnych.
15. Doskonalenie zawodowe pracowników (udział w szkoleniach ogólnokrajowych, regionalnych, Biblioteki), poznawanie nowych technik informacyjnych oraz komputerowych programów obsługi Biblioteki, opracowywanie materiałów badawczych i publicystycznych.

Sekcja Komputerowego Wspomagania Procesów Bibliotecznych

Do zakresu działania sekcji należy w szczególności:

1. Zapewnienie prawidłowego działania systemu komputerowego w Bibliotece.
2. Zabezpieczenie ochrony danych w systemie informatycznym.
3. Komputeryzacja procesów bibliotecznych Biblioteki:

   1)	bieżąca obsługa sprzętu komputerowego Biblioteki, serwerów i kont użytkowników,
   2)	koordynowanie budowy katalogu zbiorów i administrowanie bazami danych Biblioteki,
   3)	tworzenie i utrzymanie stron internetowych należących do Biblioteki,
   4)	archiwizacja i ochrona antywirusowa zasobów komputerowych Biblioteki,
   5)	uaktualnianie oprogramowania, zarządzanie licencjami, prowadzenie dokumentacji sprzętu, sieci i oprogramowania,
   6)	planowanie i prowadzenie szkoleń,
   7)	wsparcie techniczne dla programów, w których Biblioteka bierze udział,
   8)	identyfikacja dziedzin pracy Biblioteki, w których byłoby korzystne zastosowanie nowoczesnych technik komputerowych i wdrażanie nowych rozwiązań,

4. Pomoc bibliotekom województwa warmińsko- mazurskiego w zakresie komputeryzacji:

   1)	prowadzenie szkoleń z obsługi komputera w zakresie podstawowym i zaawansowanym oraz z obsługi specjalistycznych programów bibliotecznych,
   2)	pomoc w budowie komputerowego katalogu zasobów bibliotecznych,
   3)	pomoc w zakresie planowania i realizacji zakupów sprzętu komputerowego i oprogramowania,
   4)	konfiguracja i instalacja sprzętu komputerowego i oprogramowania,
   5)	bieżące konsultacje i doradztwo.

5. Doskonalenie zawodowe pracowników (udział w szkoleniach ogólnokrajowych, regionalnych, Biblioteki), poznawanie nowych technik informacyjnych oraz komputerowych programów obsługi Biblioteki, opracowywanie materiałów badawczych i publicystycznych.
6. Realizacja usługowych zadań na rzecz klientów spoza biblioteki.

Oddział - Wypożyczalnia Główna i Międzybiblioteczna

Do zakresu działania oddziału należy w szczególności:

1. Udostępnianie zbiorów na zewnątrz, w związku z tym:

   1)	organizowanie codziennych dyżurów w wypożyczalni głównej, beletrystycznej i magazynie,
   2)	elektroniczna rejestracja czytelników,
   3)	prowadzenie kartoteki zobowiązań,
   4)	drukowanie kart czytelników,
   5)	przyjmowanie kaucji od czytelników zgodnie z obowiązującymi przepisami,
   6)	przyjmowanie opłat za karty czytelnika,
   7)	rozliczanie z Działem Finansowo-Księgowym wpłat za kaucje i karty czytelnika,
   8)	rozliczanie z Działem Organizacyjno-Administracyjnym ilości wydrukowanych kart czytelników.

2. Organizowanie i prowadzenie wypożyczeń międzybibliotecznych.
3. Prowadzenie punktu informacyjnego:

   1)	udzielanie informacji o warunkach korzystania z wypożyczalni oraz innych komórek mieszczących się w Starym Ratuszu,
   2)	informowanie o zbiorach i placówkach Biblioteki,
   3)	pomoc w wyszukiwaniu literatury.

4. Przechowywanie i gromadzenie zbiorów:

   1)	przyjmowanie nowych zbiorów i ich techniczne przysposabianie,
   2)	włączanie na półki nowych książek i zwrotów od czytelników,
   3)	systematyczne kontrolowanie prawidłowości układu zbiorów na półkach w magazynie i wypożyczalni beletrystycznej, systematyczne uzupełnianie brakujących tytułów w wolnym dostępie do zbiorów,
   4)	selekcja zbiorów, tzn.: a) wycofywanie zbiorów niepoczytnych, zdezaktualizowanych i zniszczonych, b) wybieranie zbiorów zniszczonych do oprawy introligatorskiej, uzupełnianie brakujących lub zniszczonych kodów kreskowych,
   5)	udział i współpraca w Komisji ds. Gromadzenia Zasobów,
   6)	nadzorowanie kompletności zbiorów,
   7)	składanie dezyderatów.

5. Egzekwowanie zwrotów książek od czytelników.
6. Przyjmowanie kar pieniężnych za przetrzymywanie książek lub ich zagubienie oraz przygotowywanie rozliczeń dla Działu Finansowo-Księgowego.
7. Prowadzenie katalogu Wypożyczalni Głównej.
8. Prowadzenie dziennej statystyki wypożyczeń odwiedzin i zarejestrowanych czytelników.
9. Prowadzenie sprawozdawczości oddziału.
10. Udział w realizacji komputeryzacji Biblioteki.
11. Udział w realizacji zadań ogólnych Biblioteki wobec sieci bibliotek publicznych w województwie.
12. Doskonalenie zawodowe pracowników (udział w szkoleniach ogólnokrajowych, regionalnych, Biblioteki), poznawanie nowych technik informacyjnych oraz komputerowych programów obsługi Biblioteki, opracowywanie materiałów badawczych i publicystycznych.

Oddział - Czytelnia Główna

Do zakresu działania oddziału należy w szczególności:

1. Udostępnianie zbiorów na miejscu, w związku z tym:

   1)	organizowanie dyżurów w: czytelni książek, czytelni czasopism, magazynie książek, pracowni komputerowej,
   2)	pomoc w korzystaniu z katalogów komputerowych, wyszukiwanie informacji w oparciu o księgozbiór podręczny,
   3)	udostępnianie i wyszukiwanie czasopism w wersji elektronicznej (on-line), drukowanie i nagrywanie potrzebnych materiałów,
   4)	prezencyjne udostępnianie zbiorów,
   5)	rejestrowanie i wykładanie na półki bieżących numerów czasopism.

2. Gromadzenie, przechowywanie zbiorów, kształtowanie profilów zbiorów:

   1)	przyjmowanie nowych zbiorów i ich techniczne przysposabianie,
   2)	systematyczne kontrolowanie prawidłowego układu zbiorów na półkach i w magazynie,
   3)	selekcja zbiorów, wycofywanie zbiorów niepoczytnych, zdezaktualizowanych i zniszczonych,
   4)	przygotowywanie zbiorów do oprawy.

3. Prowadzenie codziennej statystyki udostępnionych zbiorów oraz liczby odwiedzających.
4. Prowadzenie sprawozdawczości.
5. Udział w realizacji zadań ogólnych Biblioteki wobec sieci bibliotek publicznych w województwie.
6. Udział w realizacji komputeryzacji Biblioteki.
7. Doskonalenie zawodowe pracowników (udział w szkoleniach ogólnokrajowych, regionalnych, Biblioteki), poznawanie nowych technik informacyjnych oraz komputerowych programów obsługi Biblioteki, opracowywanie materiałów badawczych i publicystycznych.

Oddział Literatury Dziecięcej i Młodzieżowej

Do zakresu działania oddziału należy w szczególności:

1. Udostępnianie zbiorów na miejscu i na zewnątrz, a w związku z tym:

   1)	organizowanie dyżurów,
   2)	elektroniczna rejestracja czytelników,
   3)	prowadzenie kartoteki zobowiązań,
   4)	drukowanie kart czytelników,
   5)	przyjmowanie kaucji od czytelników zgodnie z obowiązującymi przepisami,
   6)	przyjmowanie opłat za karty czytelnika,
   7)	rozliczanie z Działem Finansowo-Księgowym wpłat za kaucje i karty czytelnika,
   8)	rozliczanie z Działem Organizacyjno-Administracyjnym ilości wydrukowanych kart czytelników.

2. Przechowywanie i gromadzenie zbiorów zgodnie z profilem biblioteki, poprzez:

   1)	przyjmowanie nowych zbiorów i ich techniczne przysposabianie,
   2)	włączanie na półki nowych zbiorów i zwrotów od czytelników,
   3)	systematyczne kontrolowanie prawidłowego układu zbiorów na półkach,
   4)	selekcję zbiorów (wycofywanie zbiorów niepoczytnych i zdezaktualizowanych, wybieranie zbiorów zniszczonych do oprawy i przekazania na makulaturę)
   5)	bieżącą naprawę zbiorów,
   6)	składanie dezyderatów Komisji ds. Gromadzenia Zasobów,
   7)	nadzorowanie kompletności zbiorów.

3. Egzekwowanie zwrotów książek od czytelników.
4. Przyjmowanie kar pieniężnych za przetrzymywanie książek lub ich zagubienie oraz przygotowywanie rozliczeń dla Działu Finansowo-Księgowego.
5. Prowadzenie katalogów.
6. Prowadzenie dziennej statystyki wypożyczeń, odwiedzin i zarejestrowanych czytelników.
7. Prowadzenie sprawozdawczości.
8. Inicjowanie nowych form pracy, praca z czytelnikiem indywidualnym i zbiorowym.
9. Przygotowywanie wystaw.
10. Udział w realizacji zadań ogólnych Biblioteki wobec sieci bibliotek publicznych w województwie.
11. Udział w realizacji komputeryzacji Biblioteki.
12. Doskonalenie zawodowe pracowników (udział w szkoleniach ogólnokrajowych, regionalnych, Biblioteki), poznawanie nowych technik informacyjnych oraz komputerowych programów obsługi Biblioteki, opracowywanie materiałów badawczych i publikacyjnych.

Dział Finansowo-Księgowy

Do zakresu działania działu należy w szczególności:

1. Opracowywanie i realizacja planów finansowych dotyczących funkcjonowania Biblioteki.
2. Analiza wykonania budżetu.
3. Prowadzenie obsługi finansowo-księgowej.
4. Sporządzanie okresowych sprawozdań finansowych (Urząd Skarbowy, Urząd Marszałkowski, Urząd Statystyczny).
5. Księgowanie analityczne i syntetyczne dowodów księgowych.
6. Dokonywanie operacji kasowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
7. Rozliczanie kwitariuszy wpłat i wypłat oraz ich kontrola.
8. Rozliczenie miesięczne i roczne podatku dochodowego z Urzędem Skarbowym oraz należności z ZUS.
9. Rozliczanie inwentaryzacji majątku Biblioteki - przynajmniej raz na 4 lata.
10. Uzgadnianie ksiąg inwentarzowych z działami: Organizacyjno-Administarcyjnym, Zbiorów Specjalnych, Gromadzenia i Opracowania Zasobów (przynajmniej 2 razy w roku).
11. Kontrolowanie rozliczeń paliwa.
12. Doskonalenie zawodowe pracowników.

Dział Organizacyjno - Administracyjny

Do zakresu działania działu należy w szczególności:

1. Obsługa działów i oddziałów poprzez:

   1)	utrzymanie budynków i otoczenia w pełnej użyteczności,
   2)	prowadzenie wszystkich spraw związanych z konserwacją i remontami,
   3)	załatwianie spraw najmu i dzierżawy budynków i obiektów, przechowywanie dokumentacji prawnej tych obiektów,
   4)	załatwianie spraw dotyczących wykonawstwa i dostarczania komórkom organizacyjnym Biblioteki pieczątek (stempli), szyldów i tablic informacyjnych oraz ich aktualizacja,
   5)	nadzorowanie pracy sprzętu kserograficznego oraz załatwianie wykonawstwa publikacji Biblioteki w zakładach poligraficznych,

2. Organizacja ochrony majątku oraz prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Biblioteki.
3. Organizowanie zaopatrzenia agend i komórek organizacyjnych Biblioteki w sprzęt gospodarczy, materiały eksploatacyjne i artykuły biurowe.
4. Gospodarowanie materiałami biurowymi oraz rozliczanie ich rozchodu.
5. Prowadzenie ewidencji i rozliczanie rozmów telefonicznych.
6. Sprawowanie nadzoru nad stanem technicznym pojazdów, przestrzeganiem przeglądów gwarancyjnych, rejestracji:

   1)	koordynacja wykorzystania pojazdów, ich obsługa oraz prawidłowa eksploatacja,
   2)	ogólny nadzór nad pracą kierowców - rozliczanie paliwa, kart drogowych.

7. Prowadzenie ewidencji przychodu i rozchodu środków trwałych i przedmiotów nietrwałych w bazie inwentarzowej oraz sprawdzanie zgodności ewidencji z Działem Finansowo-Księgowym
8. W zakresie obsługi kancelaryjnej:

   1)	obsługa sekretariatu dyrektora i zastępcy dyrektora,
   2)	prowadzenie kancelarii ogólnej zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
   3)	prowadzenie korespondencji wewnątrzzakładowej i zewnętrznej (poczta tradycyjna, fax, telefony, poczta elektroniczna),
   4)	prowadzenie kalendarza wizyt, imprez odbywających się w bibliotece,
   5)	prowadzenie ewidencji i wystawianie delegacji służbowych,
   6)	organizowanie Kolegium Doradczego, zebrań pracowników oraz innych konferencji i narad.

9. Prowadzenie archiwum Biblioteki.
10. Organizacja pracy i nadzór nad introligatornią.
11. Kierowanie pracą pracowników obsługi.
12. Prowadzenie spraw wynikających z ustawy - prawo zamówień publicznych.
13. Udział w realizacji zadań ogólnych Biblioteki wobec sieci bibliotek publicznych w województwie.
14. Doskonalenie zawodowe pracowników.

Samodzielne stanowisko radcy prawnego

1. Udzielanie opinii prawnych oraz wyjaśnień dotyczących stosowania prawa w zakresie zgodnym z zadaniami ustawowymi Biblioteki.
2. Informowanie kierownictwa Biblioteki o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie działania bibliotek.
3. Opiniowanie pod względem prawnym umów zawieranych przez dyrektora Biblioteki.
4. Nadzorowanie pod względem prawnym egzekucji należności Biblioteki.
5. Opiniowanie pod względem prawnym dokumentów źródłowych Biblioteki - statuty i regulaminy.
6. Występowanie w charakterze pełnomocnika Biblioteki w postępowaniach sądowych, administracyjnych oraz przed innymi organami orzekającymi.
7. Opracowywanie dokumentów stanowiących podstawy prawne funkcjonowania Biblioteki.

Samodzielne stanowisko ds. kadr, płac i spraw socjalnych

Samodzielne stanowisko ds. bhp i p.poż.

1. Prowadzenie kontroli warunków pracy i przestrzegania przepisów bhp.
2. Bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach wraz z wnioskami zmierzającymi do ich usunięcia.
3. Prowadzenie szkoleń wstępnych w zakresie przepisów i zasad bhp pracowników nowo przyjętych oraz organizowanie szkoleń w zakresie bhp, ppoż. dla pracowników Biblioteki.
4. Udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego.
5. Udział w opracowywaniu planów zaopatrzenia w zakresie bhp, wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji dotyczących bhp.
6. Udział w postępowaniu powypadkowym.
7. Doradztwo w sprawach bhp dla pracowników.
8. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej wypadków, szkoleń z zakresu bhp, przydziałów środków ochrony indywidualnej, odzieży roboczej.
9. Współdziałanie z Działem Organizacyjno-Administracyjnym w zakresie tworzenia zgodnych z przepisami bhp i p.poż. warunków pracy.
10. Doskonalenie zawodowe.

Samodzielne stanowisko ds. opracowywania i wdrażania projektów

1. Podejmowanie inicjatyw zmierzających do wzbogacenia Biblioteki oraz bibliotek publicznych województwa warmińsko-mazurskiego w sprzęt i oprogramowanie itp. poprzez przygotowywanie wniosków do władz lokalnych, fundacji krajowych i zagranicznych oraz Unii Europejskiej.
2. Planowanie i organizowanie pracy wynikającej z zakresu działania stanowiska ds. opracowywania i wdrażania projektów.
3. Realizacja wdrażanych projektów.
4. Przygotowywanie sprawozdań merytorycznych i finansowych (we współudziale z działem Finansowo-Księgowym).
5. Realizowanie, współorganizowanie i koordynacja szkoleń w zakresie pozyskiwania środków pozabudżetowych.
6. Doskonalenie zawodowe (udział w szkoleniach ogólnokrajowych, regionalnych, Biblioteki), poznawanie nowych technik informacyjnych oraz komputerowych programów obsługi biblioteki, opracowywanie materiałów badawczych i publikacyjnych.

Samodzielne stanowisko pracy ds. obrony cywilnej

1. Wdrażanie obowiązujących przepisów z zakresu oc w warunkach działania Biblioteki.
2. Prowadzenie dokumentacji oc zgodnie z obowiązującymi przepisami.
3. Informowanie dyrektora o wszelkich zagrożeniach związanych z nie przestrzeganiem przepisów oc.
4. Organizowanie i prowadzenie szkoleń kadry kierowniczej i pracowników Biblioteki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
5. Szczegółowe zadania i obowiązki inspektora oc regulują odrębne przepisy.

Zmiany zakresów działania Komórek Organizacyjnych Biblioteki

1. Za uaktualnianie zakresów działania i wprowadzania do nich zmian odpowiedzialni są kierownicy właściwych komórek organizacyjnych, do których należy składanie do dyrektora odpowiednich wniosków w tych sprawach.
2. Zatwierdzone przez dyrektora Biblioteki zmiany w zakresach działania poszczególnych komórek wprowadzane są aneksem do Regulaminu Organizacyjnego Biblioteki.
3. Zbiór aktualnych zakresów działania przechowuje się u głównego specjalisty ds. kadr i spraw socjalnych.

1. Umowy oraz inne dokumenty zawierające oświadczenie woli w imieniu Biblioteki podpisuje dyrektor.
2. Umowy oraz inne dokumenty, które mogą spowodować powstanie zobowiązań finansowych kontrasygnuje główny księgowy.
3. Dyrektor ponadto podpisuje:

   1)	dokumenty związane ze stosunkiem pracy pracowników Biblioteki,
   2)	odpowiedzi na skargi i wnioski zastrzeżone adnotacją "mój podpis",
   3)	zarządzenia, pisma, instrukcje wydawane w ramach posiadanych kompetencji.

1. Zastępca dyrektora podpisuje dokumenty i pisma, na mocy indywidualnego upoważnienia dyrektora.
2. Wewnętrzną korespondencję o charakterze informacyjnym między komórkami Biblioteki mogą podpisywać pracownicy na podstawie upoważnienia dyrektora.

Przygotowane zgodnie z zasadami instrukcji kancelaryjnej czystopisy pism i innych opracowań wraz z całością akt, załatwiający sprawy pracownicy przedkładają do podpisu swoim bezpośrednim przełożonym również wówczas, gdy wymagany jest podpis dyrektora lub jego zastępcy.

Zasady podpisywania dokumentów finansowo-księgowych reguluje odrębne Zarządzenie Dyrektora WBP w Olsztynie.

Obieg korespondencji określa Instrukcja Kancelaryjna Biblioteki stanowiąca załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 010/31/2000 z dnia 20.11.2000 r. Dyrektora Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej w Olsztynie.

Całokształt spraw związanych z przyjmowaniem, rejestrowaniem, kolportowaniem przychodzącej i wychodzącej korespondencji do (z) Biblioteki należy do specjalisty ds. administracyjnych i kancelaryjnych, który ponosi bezpośrednią odpowiedzialność za ich właściwe prowadzenie.

Komórki organizacyjne Biblioteki prowadzą rejestry wpływu i sposobu załatwienia korespondencji dotyczącej zakresu ich działalności.

1. Przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków odbywa się codziennie w ramach godzin pracy Biblioteki.
2. Dyrektor przyjmuje oraz rozpatruje skargi i wnioski w sprawach, których dotychczasowy sposób załatwienia budzi zastrzeżenia.
3. Zastępca dyrektora przyjmuje oraz rozpatruje i załatwia skargi i wnioski w sprawach objętych zakresem działania nadzorowanych jednostek organizacyjnych.
4. Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisuje dyrektor lub zastępca dyrektora.
5. Nadzór bieżący nad rozpatrywaniem i załatwianiem skarg i wniosków sprawuje zastępca dyrektora.

1. Skarga nie może być przekazana do załatwienia komórce organizacyjnej lub pracownikowi, jeżeli zawarte w niej zarzuty dotyczą ich działalności. Pracownicy lub komórki organizacyjne, których działalności dotyczy skarga, mają obowiązek udostępnienia wszelkich danych osobie sprawdzającej zasadność tej skargi.
2. Wnioski dotyczące wyciągnięcia konsekwencji służbowych wobec pracowników winnych nieterminowego lub niewłaściwego załatwienia skargi przedkłada dyrektorowi, zastępca dyrektora.
3. Zgłaszających się do dyrektora w sprawach skarg i wniosków oraz pisma dotyczące tych zagadnień rejestruje specjalista ds. administracyjnych i kancelaryjnych w odrębnym rejestrze.

Przy rozpatrywaniu i załatwianiu skarg i wniosków stosuje się Kodeks Postępowania Administracyjnego oraz Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r w sprawie organizacji i rozpatrywania skarg i wniosków (D.U. Nr 5, poz.46).

1. Dyrektor wydaje przepisy wewnętrzne w formie zarządzeń, pism, instrukcji, w celu zapewnienia wykonania zadań określonych w aktach prawnych, a także w celu ukierunkowania działalności podległych jednostek organizacyjnych.
2. Projekty przepisów wewnętrznych opracowują kierownicy działów i po zaopiniowaniu przez radcę prawnego przedkładają do zatwierdzenia dyrektorowi.
3. Zarządzenia, pisma, instrukcje otrzymują adresaci niezwłocznie po ich podpisaniu. Odpowiedzialnymi za ich rozesłanie są komórki organizacyjne, w których opracowany był projekt.
4. Specjalista ds. administracyjnych i kancelaryjnych kompletuje oryginały zarządzeń, pism, instrukcji dyrektora i prowadzi ich ewidencję.

1. Kontrolę wewnętrzną sprawują: dyrektor, zastępca dyrektora, główny księgowy oraz kierownicy działów i oddziałów.
2. Kontrole wewnętrzne przeprowadzane są w celu sprawdzenia:

   1)	prawidłowości wykonywania zadań przez poszczególne komórki Biblioteki i pracowników,
   2)	zgodności załatwianych spraw z obowiązującymi przepisami prawa, statutem Biblioteki i regulaminami wewnętrznymi,
   3)	przestrzegania zasad zachowania tajemnicy służbowej i ochrony danych osobowych.

3. Stosuje się zasady łączenia każdej kontroli z bieżącym instruktażem dla pracowników kontrolowanej komórki.
4. Dyrektor, zależnie od potrzeb, może powołać komisję i zlecić jej przeprowadzenie okresowych i doraźnych kontroli w komórkach organizacyjnych Biblioteki, określając przedmiot i zakres kontroli.
5. Kontrole zewnętrzne prowadzone przez uprawnione organy odnotowywane są w księdze kontroli prowadzonej przez specjalistę ds. administracyjnych i kancelaryjnych, po uprzednim zgłoszeniu kontroli i okazaniu upoważnienia dyrektorowi Biblioteki.
6. Szczegółowe zasady systemu kontroli wewnętrznej w zakresie gospodarowania środkami publicznymi Biblioteki określa odrębne Zarządzenie Dyrektora WBP w Olsztynie.

Szczegółowe obowiązki i odpowiedzialność pracowników Biblioteki określają indywidualne zakresy czynności na zajmowanych stanowiskach pracy.

Sprawy nie wymienione w zakresie działania poszczególnych komórek organizacyjnych, są przydzielane przez dyrektora lub zastępcę do załatwiania tej, której zakres działania jest najbardziej zbliżony do charakteru danej sprawy.

Sprawy związane z ochroną danych osobowych reguluje ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz.926 ze zm.) oraz zarządzenia i instrukcje dyrektora Biblioteki wydane w tej sprawie.

1. Wszyscy pracownicy Biblioteki mają obowiązek zapoznania się z treścią regulaminu.
2. Każdy pracownik stwierdza własnym podpisem fakt zapoznania się z treścią regulaminu na specjalnym oświadczeniu przechowywanym w aktach osobowych.
3. Zmiany w Regulaminie mogą być dokonywane w trybie określonym dla jego nadania.
4. Regulamin organizacyjny wchodzi w życie po zaopiniowaniu przez Zarząd Województwa Warmińsko-Mazurskiego.

Załącznik Nr 1 - Schemat organizacyjny WBP

Załącznik Nr 2 - REGULAMIN DZIAŁANIA KOLEGIUM DORADCZEGO